Compliance ve společnosti ŠKO-ENERGO, s.r.o. a oznamování protiprávních a jiných nežádoucích jednání

Společnost ŠKO-ENERGO, s.r.o. („společnost ŠKO-ENERGO“) věnuje zvláštní pozornost povinnosti dodržovat právní a vnitřní předpisy, etická a další dobrovolně přijatá pravidla. Tato pravidla jsou v souladu se zásadami Governance, Risk & Compliance koncernu VW a skupiny Škoda Auto. Compliance se neomezuje pouze na obchodní vztahy, ale vztahuje se na všechny činnosti uvnitř společnosti. Společnost navenek i dovnitř komunikuje, že její chování v obchodních i dalších vztazích je v souladu se všemi etickými a právními pravidly, včetně pravidel hospodářské soutěže, finanční a daňové integrity, ochrany životního prostředí a zaměstnaneckých vztahů včetně zajištění rovných příležitostí.

Etický kodex

Kodex chování představuje společný soubor pokynů pro společnost ŠKO-ENERGO. Pomáhá všem zaměstnancům dodržovat stávající pravidla a předpisy a nabízí poradenství, radu a podporu. Kodex se zaměřuje především na odpovědnost každého zaměstnance za dodržování pravidel etického chování.

Dobrá pověst společnosti ŠKO-ENERGO je významně určována vystupováním, jednáním a chováním každého jednotlivého zaměstnance. Etický kodex se stal nedílnou součástí firemní kultury. Společnost ŠKO-ENERGO motivuje i své obchodní partnery, aby výše uvedené principy přijali za vlastní.

Etický kodex se vztahuje jak na zákonná ustanovení, tak na vnitřní pravidla a je rozdělen do pěti hlavních částí:

  • Všichni jsme odhodlanými jednotlivci
  • Jsme spolehliví kolegové
  • Jsme odpovědní partneři
  • Jsme loajální zaměstnanci
  • Podpora

Společnost ŠKO-ENERGO je součástí koncernu Volkswagen a navazuje na Požadavky koncernu Volkswagen na udržitelný rozvoj ve vztazích s obchodními partnery (Etický kodex pro obchodní partnery).

Oznamovací linka společnosti ŠKO-ENERGO

Je zásadní, aby případná nežádoucí jednání byla včas odhalena, důsledně prošetřena a spravedlivě vyřešena. Proto společnost ŠKO-ENERGO zavedla oznamovací linku, prostřednictvím které je možné nežádoucí jednání ve společnosti ŠKO-ENERGO ohlásit. Oznámení je možné učinit i anonymně. Oznamovací linka funguje jednak jako vnitřní oznamovací systém společnosti ŠKO-ENERGO v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v aktuálním znění („Zákon o ochraně oznamovatelů“), a jednak i jako prostředek pro podání jiných oznámení. Tato „jiná oznámení“ sice nebudou vyřizována v režimu Zákona o ochraně oznamovatelů, ale i přesto se jimi budeme důsledně, spravedlivě a se vší vážností zabývat.

Veškerá oznámení budou přijata tzv. příslušnými osobami, což jsou vybraní pracovníci společnosti ŠKOENERGO, kteří Vaše hlášení dále třídí a v závislosti typu učiněného oznámení buď posuzují jeho důvodnost (pokud se jedná o oznámení přijímané a řešené v režimu Zákona o ochraně oznamovatelů), nebo jej postoupí patřičnému pracovníkovi, do jehož působnosti daná záležitost spadá (pokud se jedná o „jiné oznámení“).

Pokud budou našim vedoucím pracovníkům (počínaje okruhem managementu a výše) známy konkrétní informace o závažných porušeních pravidel, jsou tito vedoucí pracovníci povinni jít příkladem a takové podezření neprodleně nahlásit na příslušných místech.

Oznamování protiprávních jednání v režimu Zákona o ochraně oznamovatelů

S ohledem na výše popsané principy a zásady společnost ŠKO-ENERGO důsledně dbá na dodržování povinností, které jí ukládá Zákon o ochraně oznamovatelů. S podanými oznámeními bude nakládáno důvěrně a v souladu s citovaným zákonem i s vnitřními předpisy společnosti ŠKO-ENERGO. S anonymními oznámeními bude, pakliže to umožní povaha věci, nakládáno stejně jako s oznámeními, z nichž lze totožnost oznamovatele dovodit.

Co je možné oznámit?

V režimu Zákona o ochraně oznamovatelů můžete vyjádřit své obavy a sdělit nám informace, o nichž se domníváte, že vykazují prvky protiprávního jednání, k němuž došlo nebo má dojít u společnosti ŠKO-ENERGO, a které:

  • má znaky trestného činu,
  • má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
  • porušuje Zákon, nebo
  • porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
    1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
    2. daně z příjmů právnických osob,
    3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
    4. ochrany spotřebitele,
    5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
    6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
    7. ochrany životního prostředí,
    8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
    9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
    10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
    11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
    12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
    13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
    14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Kdo může oznámení učinit?

Společnost ŠKO-ENERGO v režimu Zákona o ochraně oznamovatelů přijímá oznámení od každého jednotlivce, který byl nebo je zaměstnancem společnos? ŠKO-ENERGO, osobou vykonávající ve společnosti ŠKO-ENERGO odbornou praxi, stáž nebo dobrovolnickou činnost a dále také uchazečem o zaměstnání či výkon odborné praxe, stáže nebo dobrovolnické činnos?.

Společnost ŠKO-ENERGO vylučuje přijímání oznámení v režimu Zákona o ochraně oznamovatelů od jiných než zmíněných osob, a to v souladu s § 9 odst. 2 písm. a) Zákona o ochraně oznamovatelů.

Kdokoli může oznámení výše popsaných jednání podat v režimu podávání “jiných oznámení”.

Jak a kam podat oznámení?

Oznámení je možné učinit prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému (oznamovací linky), a to ke kterékoliv příslušné osobě některým z následujících způsobů:

  • telefonicky, přičemž příslušné osoby jsou dostupné na telefonním čísle 734 264 331 v pracovní dny od 8 do 15 hodin,
  • na žádost oznamovatele osobně u příslušné osoby, přičemž požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení tímto způsobem přijmout přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal,
  • e-mailem: oznameni@sko-energo.cz,
  • poštou na adresu ŠKO-ENERGO, s.r.o., tř. Václava Klementa 869, Mladá Boleslav II, 293 01 Mladá Boleslav, k rukám příslušné osoby – jméno příslušné osoby je třeba uvést na obálce!

Příslušné osoby:

Příslušná osoba 1: Mgr. Marcela Kubínová

Příslušná osoba 2: Mgr. Pavlína Fraňková

Příslušná osoba 3: Mgr. Petr Fojtek

Co by mělo oznámení obsahovat?

Pro řádné šetření je vhodné, aby oznámení obsahovalo alespoň tyto základní informace:

  • jméno(a) a příjmení dotčené(ých) osob(y),
  • jméno(a) a příjmení svědk(a)ů,
  • datum, čas a místo incidentu(ů),
  • podrobnos? o jakémkoli důkazu,
  • dotčené peněžní prostředky nebo jiná aktiva,
  • souhlas/nesouhlas s poskytnuVm oznámení dalším osobám, které budou na žádost příslušné osoby prověřovat důvodnost oznámení a ověřovat porušení (např. nezávislým poradcům, jako například externím advokátům, forenzním specialistům),
  • jak často k incidentu docházelo
  • případně kontaktní emailovou adresu anonymního oznamovatele

Pro podání písemného oznámení je možné využít šablonu, do které potřebné údaje vyplníte.

Jiná oznámení

Kdokoliv (včetně zaměstnanců, dodavatelů, obchodních partnerů, statutárních orgánů i třetích stran) může učinit oznámení o možném protiprávním jednání, porušení právních předpisů, zásad chování, pravidel a norem platných ve společnosti ŠKO-ENERGO, ke kterému u společnosti ŠKO-ENERGO došlo nebo má dojít.

V případě, že se bude jednat o jiné oznámení, než popsané v sekci „Oznamování protiprávních jednání v režimu Zákona o ochraně oznamovatelů“ (jinými slovy půjde o oznámení o jiných nežádoucích jednáních nebo se ukáže, že oznámení podala jiná osoba), bude postup následující. Příslušná osoba postoupí toto „jiné oznámení“ k vyřízení patřičnému pracovníkovi společnosti ŠKO-ENERGO. I takové oznámení bude řádně, důsledně, spravedlivě a se vší vážností šetřeno.

Jiná oznámení lze podávat na tyto kontaktní údaje:

  • telefonicky, přičemž příslušné osoby jsou dostupné na telefonním čísle 734 264 331 v pracovní dny od 8 do 15 hodin,
  • jméno(a) a příjmení svědk(a)ů,
  • na žádost oznamovatele osobně u příslušné osoby, přičemž požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení tímto způsobem přijmout přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal,
  • e-mailem: oznameni@sko-energo.cz,
  • poštou na adresu ŠKO-ENERGO, s.r.o., tř. Václava Klementa 869, Mladá Boleslav II, 293 01 Mladá Boleslav, k rukám příslušné osoby – jméno příslušné osoby je třeba uvést na obálce!

Příslušné osoby:

Příslušná osoba 1: Mgr. Marcela Kubínová

Příslušná osoba 2: Mgr. Pavlína Fraňková

Příslušná osoba 3: Mgr. Petr Fojtek

Oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti

Oznámení o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u společnosti ŠKO-ENERGO, lze za podmínek stanovených Zákonem o ochraně oznamovatelů podat rovněž prostřednictvím vnějšího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti.

Ministerstvo spravedlnosti je povinno přijímat oznámení učiněná ústně nebo písemně. Požádá-li o to oznamovatel, je pověřený zaměstnanec povinen oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal.

Ministerstvo spravedlnosti zavedlo elektronický formulář pro podání oznámení a zveřejnilo emailovou adresu a telefonní číslo, přičemž uvedené je dostupné zde: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/ .

Další podrobnosti o podávání oznámení Ministerstvu spravedlnosti, včetně výčtu protiprávních jednání, která lze oznámit, a okruhu oznamovatelů, jsou dostupné zde: https://oznamovatel.justice.cz/.

Zákaz zneužívání oznamovací linky

Společnost ŠKO-ENERGO plně podporuje využívání možnosti podat oznámení o nežádoucích jednáních. Zároveň však apeluje na to, aby tato možnost nebyla zneužívána.

Oznámení podávejte pouze tehdy, pokud se skutečně domníváte, že se zakládá na pravdivých informacích.

Je nepřípustné podávat vědomě nepravdivé nebo dokonce šikanózní oznámení!

Podání vědomě nepravdivého oznámení může za zákonem stanovených podmínek naplňovat i znaky přestupku nebo trestného činu (například pomluvy či křivého obvinění).

Vaše dotazy

Pokud máte dotazy k fungování oznamovací linky nebo k postupu řešení hlášení o nežádoucích jednáních, můžete se s nimi obrátit na osobu odpovědnou za compliance (e-mailová adresa: compliance@skoenergo. cz).

S dotazy na již podané konkrétní oznámení se však vždy obracejte na příslušné osoby, které Vaše dotazy vyřídí, případně postoupí patřičnému pracovníkovi.

Základní průvodce ochranou osobních údajů

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů jsme pro Vás my, společnost ŠKO-ENERGO, s.r.o., se sídlem Mladá Boleslav 1, Tř. Václava Klementa 869, PSČ 293 60, IČO: 61675938, DIČ: CZ61675938, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 38550 připravili, abychom Vás seznámili s tím, jak shromažďujeme, zpracováváme, používáme a chráníme Vaše osobní údaje, a tím pomáháme chránit Vaše soukromí.

Veškeré nakládání s Vašimi osobními údaji provádíme v souladu s platnou legislativou, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („GDPR“), zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, ve znění pozdějších předpisů a zákonem č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.

Současně bychom Vám prostřednictvím tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů chtěli objasnit nejdůležitější pojmy a procesy, které k ochraně Vašich osobních údajů používáme, a odpovědět Vám na otázky, které Vás v souvislosti se shromažďováním, zpracováváním a uchováváním Vašich osobních údajů mohou napadat.

Dohled

Zakládáme si na tom, že při jakémkoliv nakládání s Vašimi osobními údaji dodržujeme všechna stanovená a závazná pravidla a bezpečnostní opatření, doufáme tedy, že nebudou nastávat situace, kdy byste byli s naším jednáním vůči Vám nespokojeni.

Pro případy, kdy byste přeci jen nesouhlasili se způsobem, jakým zpracováváme Vaše osobní údaje, můžete se obrátit na:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111
web: https://www.uoou.cz/

Náš přístup

Ochranu osobních údajů považujeme za velmi zásadní a věnujeme jí proto velkou pozornost.

Můžete si tedy být jisti, že s Vašimi osobními údaji nakládáme s řádnou péčí a v souladu s platnými právními předpisy a Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře odpovídající vysoké technické úrovni.

Abyste plně porozuměli tomu, jakým způsobem Vaše osobní údaje chráníme, doporučujeme Vám, abyste si pečlivě přečetli toto Prohlášení o ochraně osobních údajů.

Při zpracovávání Vašich osobních údajů dodržujeme tyto zásady:

  • Zásada zákonnosti (Mám právo zpracovávat osobní údaje) - Zpracování osobních údajů musí být vždy založeno na alespoň jednom z právních titulů (např. plnění smlouvy, zákonné povinnosti, na základě souhlasu atd.). Zároveň zpracování osobních údajů nesmí probíhat za nelegálním či neoprávněným účelem.

  • Zásada korektnosti a transparentnosti (Informuji, co dělám) - Zpracování osobních údajů musí být vůči subjektu údajů otevřené a transparentní ohledně toho, jak je s osobními údaji nakládáno. Subjektům údajů musí být poskytnuty informace o způsobu zpracování jejich osobních údajů, a komu budou zpřístupněny (například, pokud by Společnost skladovala osobní údaje na datových úložištích mimo EHP). Subjekty údajů musí být v určitých případech informováni o porušení bezpečnosti či úniku osobních údajů, které má přímý dopad na práva subjektů údajů (např. vyzrazení finanční situace zaměstnance, omezení práv a svobod).

  • Zásada účelového omezení (Zpracovávám údaje pouze za určitým účelem) - Osobní údaje mohou být shromažďovány pouze pro určité a legitimní účely. Osobní údaje shromážděné např. pouze za účelem plnění pracovní smlouvy nelze komerčně prodávat třetím osobám.

  • Zásada minimalizace údajů“ (Zpracovávám pouze údaje, které potřebuji, tzv. „need to know“ princip) - Pro každý určitý účel lze zpracovávat pouze údaje nezbytné, relevantní a přiměřené. Je tedy možné zpracovávat pouze ty údaje, které potřebuji pro daný účel znát („need to know“). Není tedy dovolené zpracovávat „nadbytečné“ osobní údaje, jako jsou například plošné shromažďování výpisů z rejstříku trestů od všech zaměstnanců Společnosti, pokud zpracování nesplňuje podmínky relevantních právních předpisů, zejména zákoníku práce.

  • Zásada přesnosti (Zpracovávám aktuální a přesné údaje) - Zpracovávané osobní údaje musí být přesné, tj. odpovídající skutečnosti, a musí být pravidelně aktualizované. Nepřesné osobní údaje je nutné vymazat, resp. opravit (např. na podnět zaměstnance je nutné provést změnu kontaktní adresy, telefonického kontaktu, změnu stavu/jména, při kontaktování zákazníka je nutné prověřit, zda jsou osobní údaje pořád aktuální, a v případě, že nejsou, je nutné je aktualizovat).

  • Zásada omezení uložení (Údaje zpracovávám jen po nezbytnou dobu) - Zpracovávané osobní údaje mohou být uchovávány pouze po dobu, která je nezbytná pro daný účel zpracování. Jakmile uplyne doba pro jeho zpracování nebo pomine účel, za kterým byl zpracováván, je nutné každý osobní údaj vymazat nebo anonymizovat. Ve vztahu k osobním údajům v dokumentech je nezbytné řídit se vnitřními předpisy Společnosti, konkrétně OR Spisový a skartační řád a OR Spisový a skartační plán. Doba uchování osobních údajů bude v ostatních případech typicky vyplývat např. z uděleného souhlasu (tj. souhlas bude udělen pouze na vymezenou dobu, po jejímž uplynutí bude třeba osobní údaj zlikvidovat), smlouvy (tj. doba uchování osobních údajů bude ad hoc stanovena smluvním ujednáním stran) či ze zákona (tj. příslušný právní předpis přímo stanoví, kdy je třeba osobní údaje zlikvidovat).

  • Zásada integrity a důvěrnosti, „need to know“ princip (Údaje musím chránit) a zásady nepopiratelnosti a dostupnosti - Osobní údaje musí být zabezpečeny, chráněny před neoprávněným či protiprávním zpracováním, před ztrátou či zničením. Z těchto důvodů je nutné přijmout jak technická (např. nastavení síly hesla a jeho pravidelná obměna či zálohování dat), tak i organizační opatření (fyzické omezení přístupu, uzamykání místností, politika čistého stolu apod.). K osobním údajům by měli mít přístup pouze vybraní zaměstnanci Společnosti, kteří s těmito údaji v rámci svého pracovního zařazení pracují (tzv. „need to know“ princip, např. k osobním složkám zaměstnanců by měli mít přístup jen vybraní zaměstnanci z oddělení HR). Přístup k osobním údajům musí být evidován (např. záznamem o přístupu či zpracování) a osobní údaje musí být dostupné v rámci sjednané doby.

  • Pravidla sdílení - Pravidla sdílení osobních údajů můžeme rozdělit do dvou hlavních kategorií. První kategorie zahrnuje sdílení osobních údajů v rámci území EHP a druhá kategorie sdílení těchto údajů do třetích zemí mimo EHP nebo sdílení s mezinárodními organizacemi.

 

Kontakt pro Vaše dotazy či pochybnosti

V případě nejasností v jakékoliv části tohoto Prohlášení, či v případě, že budete mít k ochraně Vašich osobních údajů jakýkoliv dotaz či připomínku, neváhejte se, prosím, obrátit na kontaktní osobu pro ochranu osobních údajů ŠKO-ENERGO:

gdpr@sko-energo.cz

Další informace k ochraně osobních údajů naleznete ZDE.

Všechna informační memoranda naší společnosti si můžete stáhnout ZDE.